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      一封邮件引发的某银行全球斗图大战

      发布日期:2017年11月19日 16:00   来源:66科技网


      前段时间某跨国银行内部就由Email的“Reply to all” (回复全部)功能引发了一场跨越时间(不同时区)和空间(不同国家)的全球斗图大赛。下面就由财金君为您带来迟到的现场报道。
      本文共2070个字,阅读时长约4分钟
      某员工休假回来打开Outlook邮件,收件箱不停地增加着未读邮件数量,而且放眼望去标题居然都是一样的,原因很简单 ——同一封邮件由于大家都点了“reply to all”(回复全部)在全球各分公司来回了80多次。
      刚开始往返20封左右的时候,有人打出了如下字样,红色的“请停止这一切”如同愤怒的小鸟破屏而出,大写的“STOP(停止)”更是显示出了如同客户被抢的恼火。
      Please STOP!
      然而,这并没有什么卵用。
      各式各样的小写,大写,花式写,字体颜色也足够能凑足一道彩虹了,然而这一切还在继续。
      等到往返40多封的时候,原本的愤怒被搞笑取代了,各国员工开始了为期40多封邮件的斗图大赛!
      主要参赛斗图的分为以下几个派别:
      1
      拷问良心派
      “为什么?!为什么你要这么做?”
      2
      无奈参赛派
      “当我以为我终于结束了(这封邮件)之后,他们(回复全部)又把我拉回来了。”
      3
      逃避飞升派
      “去火星的票多少钱?急~”
      4
      隐晦讽刺派
      “回复全部?这就说明我回复了这个邮件对吧?”
      5
      怒急诅咒派
      “每点击一次回复全部,都会杀死一只小猫猫!”
      本来以为这一切还会无休止进行的时候,大老板出来carry全场:
      “Everyone now knows to stop, for those who continue to send, I shall add you to my list for a call tomorrow...”
      (现在大家都知道要停止了,那些还要继续嗨的,我会把你加入我明天需要电话沟通的清单里哦~)

      这件事是真实存在的,除了证明了在银行拼搏的我们也是有幽默感的同时,也揭露了在互联网+时代下金融行业交流沟通的主要手段——邮件中发生的问题。
      接下来,我们整理了一些发送、回复Email的相关知识点(敲敲黑板,准备记笔记啦~),希望能帮助大家规避雷区,每个人都成为邮件小能手。
      1
      提前准备
      所谓提前准备很简单,不管你用的是Outlook还是腾讯企业邮箱,你首先需要按照自己的喜好调整整个邮箱的布局(相信我,这对提高效率至关重要),并且,设置好你的邮件签名。邮件签名的样式可以参照其他老员工或者上司。但千外记得如果你用复制他人的方式粘贴了自己的签名,除了名字,还有职位,联系电话等等都需要改!
      2
      发送邮件
      拟好标题
      作为一封电子邮件,标题算得上是它的脸蛋了,脸蛋的标志与否决定了邮件被阅读的时间和概率。所以拟好标题就是我们这些邮件的亲身父母可以为孩儿们做地第一件事(当然如果你不怕发生丑拒的事情,也就无所谓了)。
      标题请言简意赅,一针见血,让人看脸就知道这封邮件的主题思想。如果是加急,可以活用“ * ”或者“!”。比如:
      *加急*王小明你妈喊你回家吃饭!
      而在外资金融机构的小伙伴可以使用“Urgent”作为加急前缀,如果是加急并且是像上级汇报加急的现状可以用“Escalation”最为前缀,例子如下:
      *Urgent/Escalation*Xiaoming Wang your mother calling you home for dinner.
      但是,需要注意的是,“加急”是把双刃剑,不是每一封邮件都需要加急,就像不是每一个姑娘都恨嫁,小伙伴们还需具体问题具体分析。
      填好内容
      内容算得上是邮件的身材,毕竟看完脸的第二眼就会瞄到身材了。
      首先要定好称呼,邮件是发给谁的,如何称呼,先生(Mr),小姐(Ms),女士(Mrs)等不要弄错,别人的姓名请不要写错。外资机构的小伙伴们,遇到那种恨不得把英文字母表各字母用个遍的名字,请尽量复制粘贴歪果仁的签名...不然就看运气吧,运气好,总有拼对的时候。
      当然如果是组内讨论,大家就可以拿出玩微博的架势,活用@。比如:
      @小明:记得把饭吃了
      @小芳:记得把碗洗了
      因为同是组内成员,这个时候邮件就不需要那么正式,为了提高效率节省时间,可以同一封邮件@不同人。
      正文方面,除了基础的语法错误不要有,语言简单,条理清晰之外,大家可以活用表格和编号。有些较为复杂的流程可以选择由小标题编号或者图表给大家一个直观清晰的感觉。邮件是沟通的手段,沟通是邮件的目的,让收件人能快速正确的明白你的意思,才是最重要的。
      写好结尾
      结尾处除了要温暖的问候之外,最好能点明这封邮件需要什么样行动,比如如果是单纯的传递信息类,就可以写明无需回复。如果是需要回复,则可以写清希望在什么时间前回复等等。
      3
      如果邮件发错了
      根据广大人民群众的调查,有一种悲剧叫:即使邮件写得很好,也有可能忙中出错。一旦邮件发错了,尤其是给上层的或者覆盖面比较广,这种时候除了握好刀,准备“破腹自杀,以死谢罪”以及祈祷老板们和小伙伴们太忙所以没看到邮件之外,请以迅雷不及掩耳的速度,脱缰的野马的姿态,起飞,按下邮件里的“召回(Recall)”按钮(如果没有,请备好刀,静静的祈祷)。
      这个按钮在某些情况下真的能成为月光宝盒,助你重回过去,“毁尸灭迹”。因为“召回(Recall)”可以删除你所发邮件里没有被阅读的,所以如果老板和小伙伴很忙,还没来得及看,那你就正好可以消灭证据啦。
      4
      回复邮件须知
      回复邮件的时候,如果是邮件已被回复千万遍,前面的前缀是回复嵌着回复,Re:套着Re:,请花个3秒钟把无意义的前缀都删掉,还标题一个本来面目,还邮件一张未整形的脸。
      另外,在你兴高采烈拉着你的小包包准备去浪迹天涯好好休假的时候,请记得设置好邮件的自动回复,广而告之还在苦苦工作的小伙伴们,你正在外面浪。
      最后,请分清"回复/回复全部(Reply/Reply to all)"的功能。不要引发新一轮的表情包大战。
      财金君再推荐一篇《你适不适合继续留在银行工作?》,学会发邮件是第一步,学会这些是你能否留在银行工作的关键。
      【今日互动话题】
      谈谈你有没有经历过因自己的一个小疏忽而引发乌龙事件呢?又是如何解决的呢?
      评论区写下你的留言,财金君会在6月24日从留言中选出一位幸运读者,送出财金好书一本。
      文丨苏苏
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